Alla frase “bisogna essere più produttivi” troppo spesso vengono associati concetti come: “serve motivazione, controllo e disciplina, per ottenere risultati, altrimenti non vai da nessuna parte”; oppure, forse la più classica, “è tutta una questione di forza di volontà, solo così potrai raggiungere il successo che meriti”.
Una logica della performance che dovrebbe, a detta dei più, spingere le persone a fare di più e persino meglio.
Invece, secondo David Rock, Neuroscienziato e Consulente di Leadership australiano, non è proprio così che funzionano le cose, soprattutto all’interno delle Aziende.
Le Neuroscienze, infatti, dimostrano che l’essere umano non è progettato per mantenere elevati livelli di concentrazione e controllo cognitivo costante, senza un costo significativo in termini di energia mentale e stress.
Seguendo quanto descritto in “Your Brain at Work”, il saggio ad opera di David Rock, la produttività può essere definita, in modo più tecnico, come l’esito dell’interazione tra i limiti biologici del cervello umano e le richieste dell’ambiente lavorativo.
In questo senso, diventa a tutti gli effetti “biologia applicata al lavoro”.
Negli ultimi anni, prese dal vortice post pandemico, le Aziende si sono concentrate sull’ottimizzazione di processi, l’inserimento di tool e nuove tecnologie, per migliorare e dare nuovo slancio all’Attività, trascurando, però, quello che è il vero “sistema operativo”, ciò che regge l’Azienda stessa, ossia: il capitale umano.
Quando viene richiesto alle persone di performare come macchine, senza capire come funzionano dall’interno, il risultato che si ottiene è una produttività apparente, velocissima, ma che nasconde costi enormi, tra cui: errori molto più frequenti e persone sempre più stanche, che lavorano di più, ma rendono molto meno.
Il cervello non lavora per ore: lavora per cicli
Com’è ben noto, il nostro cervello non eroga attenzione in modo uniforme lungo tutto l’arco della giornata, bensì, funziona per cicli di energia cognitiva, che alternano momenti di massima efficacia a fasi di naturale calo.
Questi picchi e cali naturali di energia influenzano la nostra capacità di concentrarci, prendere decisioni e, quindi, di lavorare.
La concentrazione profonda, quella necessaria per prendere decisioni complesse, analizzare dati o costruire una visione strategica, è per sua natura limitata nel tempo.
Quando la forziamo oltre il suo raggio d’azione, il cervello semplicemente abbassa la qualità del pensiero.
Allo stesso modo, il multitasking, spesso celebrato come abilità manageriale, si comporta, in realtà, come una tassa neurologica: frammenta l’attenzione e aumenta il carico cognitivo, rallentando ogni processo decisionale.
Il costo di questa forzatura si manifesta ogni giorno sotto forma di errori che potevano essere evitati e che si accumulano all’interno dei flussi di lavoro.
Se seguiamo questa logica, possiamo dire a gran voce che le performance migliori nascono dalla gestione intelligente delle energie cognitive.
Le 3 energie che guidano il lavoro
Per capire come trasformare questa consapevolezza in produttività reale, dobbiamo distinguere tre tipi di energia, che ogni Professionista possiede:
- Energia cognitiva: la usiamo per pensare, prendere decisioni e risolvere problemi complessi.
- Energia creativa: è quella che ci permette di generare idee e innovare creando connessioni nuove.
- Energia esecutiva: è necessaria per portare a termine gli incarichi operativi e ripetitivi.
L’errore più comune che spesso viene commesso all’interno delle Aziende è quello di usare l’energia sbagliata, al momento sbagliato.
Quante volte è capitato di:
- partecipare a riunioni strategiche programmate nel tardo pomeriggio, quando la capacità cognitiva è ormai calata
- redigere analisi complesse dopo una serie di appuntamenti o interazioni continue
Queste scelte indicano che si tratta di ambienti di lavoro progettati, senza tenere conto di come funziona davvero l’energia umana, rendendo il lavoro meno efficace e progressivamente più costoso.
Neuro-Productivity applicata all’Azienda: consigli utili
Ma cosa significa, nel concreto, rendere un’Azienda neuro-compatibile?
Significa, prima di tutto, accettare che non tutte le attività hanno lo stesso peso cognitivo e, di conseguenza, meritano di essere collocate nel giusto momento della giornata.
Quando il lavoro viene organizzato secondo i ritmi naturali dell’attenzione, diventa possibile distinguere tra ciò che richiede concentrazione profonda e ciò che può essere svolto in momenti di energia più bassa.
Per evitare di comprimere attività ad alta intensità mentale in spazi temporali inadeguati, è possibile:
- Pianificare vere finestre di deep work: momenti della giornata liberi da interruzioni per attività che richiedono concentrazione profonda.
- Prevedere zone di recupero cognitivo: inserire intenzionalmente pause e attività a basso carico mentale per permettere al cervello di rigenerare attenzione ed energia.
- Adottare un time-blocking: organizzare il lavoro in blocchi coerenti con i ritmi naturali di attenzione, invece che secondo una scansione puramente oraria o calendariale.
Questa logica diventa ancora più rilevante quando si osservano i ruoli all’interno dell’Azienda.
Non tutte le funzioni, infatti, hanno lo stesso profilo energetico e forzare tutte le persone a seguire un identico ritmo produttivo è una strategia che, nel medio periodo, non porta risultati.
Un Sales Manager, ad esempio, tende a rendere al meglio in momenti di energia intensa, ma discontinua; chi lavora su visione e strategia, invece, ha bisogno di ampie finestre di concentrazione non frammentata.
Riconoscere e progettare attorno a queste differenze è un modo per ridurre i costi psicologici del lavoro e migliorare l’efficacia complessiva dei Team.
Quando questa sincronizzazione tra lavoro ed energia umana avviene, gli effetti sono misurabili su diversi punti di vista:
- La qualità delle decisioni migliora, perché vengono prese nei momenti di maggiore lucidità
- La velocità di esecuzione aumenta, perché diminuiscono gli attriti cognitivi
- Il numero di errori si riduce, perché le persone non sono costantemente in deficit di attenzione.
Tutto questo accade senza ricorrere a straordinari, incentivi, e senza utilizzare la produttività come falso acceleratore di performance.
Come già detto: “la produttività è un approccio concreto e applicabile, che può diventare parte di un sistema organizzativo integrato”, e lo si può fare progettando sistemi che mettono in relazione strategia, persone, processi e tecnologia, nel rispetto del funzionamento umano e non della sua forzatura.
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